Digitale Entgeltunterlagen ab 2027: Was die BVV verlangt

Der Unterschied ist nicht akademisch. Wer nach einer Änderungsverordnung sucht, findet keine – und schließt daraus, es sei nichts zu tun. Wer die Fachpresse liest, findet dagegen eine „8. Änderung der Beitragsverfahrensverordnung", die es nicht gibt. Beides führt in die Irre.

Dieser Artikel sagt, was tatsächlich abläuft, wen es trifft, wen ausdrücklich nicht, und welche drei Sätze zu diesem Stichtag falsch durch die Fachpresse laufen. Jede Angabe mit Fundstelle.

Zum selben Stichtag endet eine zweite Übergangsregelung, und sie wird mit der ersten regelmäßig verwechselt. Sie steht im Sozialgesetzbuch, nicht in der Verordnung. § 126 SGB IV betrifft die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP:

Die beiden Fristen sehen gleich aus und sind verschieden gebaut. Das ist der praktisch wichtigste Punkt dieses Artikels:

Bei der BVV läuft die Möglichkeit ab, überhaupt einen Antrag zu stellen. Bei der euBP sagt die Norm nichts darüber, wann der Antrag gestellt wird – sie begrenzt, welche Zeiträume er decken kann. Für die Beratung folgt daraus Unterschiedliches, und wer beide als Zwillinge behandelt, berät an einer Stelle falsch.

Die Deutsche Rentenversicherung fasst den Stichtag in *summa summarum* 3/2026 so zusammen: „Diese Übergangsregelungen laufen zum 31. Dezember 2026 aus. Ab dem 1. Januar 2027 sind sowohl die Teilnahme am euBP-Verfahren als auch die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Arbeitgeber verpflichtend."

Die Pflicht, Entgeltunterlagen zu führen, steht nicht in der BVV, sondern in § 28f Absatz 1 Satz 1 SGB IV. Die Verordnung setzt sie voraus und sagt nur, in welcher Form.

Es gibt keinen Schwellenwert. Weder § 8 BVV noch § 126 SGB IV noch die Grundsätze nach § 9a BVV kennen eine Betriebsgröße. Das ist ausdrücklich zu sagen, weil das Gegenteil naheliegt: Die Gesetzesbegründung spricht von „gerade kleineren Arbeitgebern", und an anderer Stelle im Sozialrecht gibt es solche Grenzen – die U1-Umlage etwa trifft nur Arbeitgeber mit in der Regel höchstens 30 Arbeitnehmern (§ 1 Abs. 1 AAG). Hier nicht. Ein Betrieb mit einem einzigen Minijob trifft dieselbe Pflicht wie einer mit 200 Beschäftigten.

Nicht erfasst sind Beschäftigte in privaten Haushalten. § 28f Absatz 1 Satz 2 SGB IV ist eindeutig: „Satz 1 gilt nicht hinsichtlich der Beschäftigten in privaten Haushalten." Und § 28p Absatz 10 SGB IV: „Arbeitgeber werden wegen der Beschäftigten in privaten Haushalten nicht geprüft." Wo keine Entgeltunterlagen zu führen sind und nicht geprüft wird, läuft der Stichtag ins Leere – für den Haushaltsminijob ändert sich am 1. Januar 2027 nichts.

In der Verordnung ist davon nichts zu sehen: Das Wort „Haushalt" kommt im gesamten BVV-Text nicht vor. Die Einschränkung ergibt sich erst aus dem Gesetz, auf das die Verordnung aufsetzt.

Bei mitarbeitenden Familienangehörigen kann die landwirtschaftliche Krankenkasse Ausnahmen zulassen (§ 28f Abs. 1 Satz 3 SGB IV).

Zwei Gruppen, die oft übersehen werden, sind dagegen voll erfasst:

• Minijobs im Gewerbe, und zwar mit eigenen Nummern in der Liste: der Verzicht auf die Versicherungsfreiheit (Nr. 4), der Befreiungsantrag nach § 6 Abs. 1b SGB VI (Nr. 4a), der Antrag auf Aufhebung dieser Befreiung nach § 6 Abs. 6 SGB VI (Nr. 4b) und die Erklärung über weitere Beschäftigungen (Nr. 7).
• Gesellschafter-Geschäftsführer, soweit sie Beschäftigte sind: Der Antrag auf Statusfeststellung nach § 7a Abs. 1 SGB IV samt Unterlagen und Bescheid (Nr. 8) und der Bescheid der Einzugsstelle nach § 28h Abs. 2 SGB IV (Nr. 9). Das ist der klassische GGF-Ordner, und er liegt häufig noch auf Papier.

Die Frage, die Mandanten zuerst stellen: Was ist mit Unterlagen, die weiter auf Papier ankommen? Die Antwort steht in § 9 Absatz 5 Sätze 3 und 4 BVV, in Kraft seit dem 1. Januar 2025:

Also beides: einscannen und das Original behalten. Nicht einscannen und wegwerfen. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Abschluss der Prüfung, nicht nach dem Scan.

Dasselbe gilt rückwärts. Für Prüfungen von Zeiträumen bis zum 31. Dezember 2026 – die auch 2029 noch stattfinden können – lässt § 8 Absatz 2 Satz 2 BVV eine Prüfung schriftlicher Unterlagen in den Fällen des § 126 SGB IV weiter zu. Papierunterlagen aus befreiten Zeiträumen gehören deshalb nicht in den Schredder, nur weil der Stichtag vorbei ist.

Eine Einschränkung, die wir offenlegen: Abschnitt 2.1.3 der Grundsätze nach § 9a BVV in der Fassung von 2022 verlangt für den Befreiungsantrag nach Nummer 4a entweder eine qualifizierte elektronische Signatur des Beschäftigten oder eine fortgeschrittene Signatur des Arbeitgebers beim Einscannen – andernfalls ist das Papieroriginal zusätzlich aufzubewahren. § 6 Absatz 1b Satz 2 SGB VI spricht inzwischen vom „schriftlichen oder elektronischen" Antrag. Ob die Signaturanforderung der Grundsätze damit noch trägt, haben wir nicht klären können. Solange das offen ist, sagen wir nicht, ein einfacher Scan genüge.

Für die euBP verlangt § 28p Absatz 6a SGB IV die Übermittlung „elektronisch aus einem nach § 95b systemgeprüften Programm". Die Deutsche Rentenversicherung führt dazu aus, dass eine Übermittlung mit einer Ausfüllhilfe wie dem SV-Meldeportal, per GDPdU- oder GoBD-Export oder mit dem euBP-Datentool nicht möglich ist – und zugleich: „Eine Ausnahmeregelung existiert nicht."

Das ist keine Befreiung, aber auch kein gangbarer Weg. Wer bisher ohne systemgeprüfte Abrechnungssoftware arbeitet – mit dem SV-Meldeportal, einer Tabelle, Papier –, hat ab dem 1. Januar 2027 kein Mittel, diese Pflicht selbst zu erfüllen. Die Grundsätze nach § 9a BVV rechnen in Abschnitt 2.2 ausdrücklich mit solchen Arbeitgebern.

Für diese Gruppe läuft es auf eine Entscheidung hinaus: ein systemgeprüftes Programm anschaffen und einarbeiten, oder die Abrechnung abgeben. Welche Programme systemgeprüft sind, führt die Deutsche Rentenversicherung in einer eigenen Liste; das ist vor jeder Anschaffung der erste Blick.

Wegen Beschäftigter in privaten Haushalten wird nach § 28p Absatz 10 SGB IV nicht geprüft – dort entfällt die euBP ebenso wie die elektronischen Entgeltunterlagen.

Zwei Daten laufen in diesem Umfeld mit und werden leicht an den Stichtag angelagert:

• § 8 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4b BVV – der Antrag des Beschäftigten auf Aufhebung der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (§ 6 Abs. 6 SGB VI, einmalig möglich), mit dokumentiertem Eingangstag elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Diese Nummer ist neu, aber seit dem 1. Juli 2026 in Kraft, nicht seit 2027. Sie ist die letzte verkündete Änderung der BVV überhaupt: Artikel 23 des SGB VI-Anpassungsgesetzes vom 22. Dezember 2025, in Kraft nach Artikel 24 Absatz 5. Dasselbe Gesetz hat Inkrafttretensregelungen zum 1. Januar 2027 – keine davon betrifft die BVV. Für den Befreiungsantrag selbst (§ 6 Abs. 1b SGB VI, der Vordruck der Minijob-Zentrale, den wir unter Formulare verlinken) gilt dasselbe schon länger nach Nummer 4a.
• Die Grundsätze für die euBP-Datenübermittlung gelten ab dem 1. Oktober 2027 und ändern die BVV nicht.

Umgekehrt gilt: Keine Textänderung heißt nicht keine Folge. Dass am 1. Januar 2027 nichts verkündet wird, macht den Stichtag nicht weniger verbindlich.

Die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber – daran ändert ein Dienstleister nichts, und wir behaupten das auch nicht. Was sich ändert, ist, wer die Arbeit macht.

Bei uns laufen die Unterlagen aus § 8 Absatz 2 BVV, die durch die Abrechnung gehen, von Anfang an elektronisch: Anträge, Bescheide und Erklärungen liegen in der digitalen Personalakte, mit Eingangstag, statt in einem Ordner. Was Sie auf Papier bekommen, wandeln wir um und sagen Ihnen, welches Original Sie behalten müssen.

Zwei Dinge gehören zur Wahrheit dazu. Erstens: Welche Unterlagen Ihr Betrieb abseits der Lohnabrechnung führt, wissen wir nicht – die Liste ist je Beschäftigten durchzugehen, und das machen wir gemeinsam. Zweitens: Ob und wie die euBP-Daten für Ihren Betrieb übermittelt werden, hängt am eingesetzten Abrechnungsprogramm und ist eine Frage, die wir je Mandat beantworten, nicht pauschal auf einer Seite.

Was die laufende Abrechnung kostet, steht vollständig auf der Preisseite. Wie der Ablauf aussieht, steht unter Lohnabrechnung. Wenn Sie wissen wollen, wo Ihr Betrieb am 1. Januar 2027 steht, schreiben Sie uns – die Durchsicht der Liste kostet nichts.

Dieser Artikel gibt den Rechtsstand vom 10. November 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Zwei Einschränkungen nennen wir ausdrücklich, weil sie zum Ergebnis gehören. Erstens: Dass zum 1. Januar 2027 keine BVV-Änderung verkündet ist, haben wir an der Verkündungsplattform des Bundes geprüft – deren Recherche erfasst Verkündungen ab dem 1. Januar 2023. Zweitens: Eine im Dezember 2026 verkündete Änderung lässt sich heute nicht ausschließen. Wir prüfen die BVV und § 126 SGB IV in der ersten Januarwoche 2027 erneut und schreiben das Ergebnis hier hinein.

Alexander Lienau

Geschäftsführer von Digitally Done. Schreibt über Lohn und Buchhaltung aus der laufenden Arbeit mit Mandanten – und über das, was sich zum Jahreswechsel ändert.