FAQ – Ihre Fragen, unsere Antworten
Alles, was Sie vor dem Start wissen möchten – transparent, klar und ohne Fachchinesisch.
Start und Einrichtung
Welche Unterlagen brauchen Sie für die Einrichtung?
Für die Finanzbuchhaltung: Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., zuständiges Finanzamt und ob Sie nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten versteuern. Für die Lohnabrechnung zusätzlich die Betriebsnummer, die zuständige Berufsgenossenschaft mit Unternehmensnummer sowie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter. Wechseln Sie von einem anderen Dienstleister, genügen die Lohnkonten des laufenden Jahres und die letzten Abrechnungen – daraus übernehmen wir die Stammdaten direkt.
Wie läuft der Wechsel vom bisherigen Buchhalter ab?
Sie kündigen dort und fordern einen DATEV-Export des laufenden Jahres an – Sachkonten, Personenkonten und Buchungen. Den spielen wir ein, gleichen die Salden ab und machen ab dem vereinbarten Monat weiter. Die Datenübernahme kostet einmalig 99 € im Standardfall. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist am einfachsten, weil dann nur die Vorjahresdaten übernommen werden müssen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Nach dem Onboarding bekommen Sie Mandatsvertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag sofort zugeschickt, bereits von uns unterschrieben. Sobald sie unterschrieben zurück sind, richten wir die Zugänge ein – in der Regel innerhalb weniger Werktage. Aufwendiger wird es nur, wenn Altdaten unstrukturiert vorliegen und erst aufbereitet werden müssen.
Muss ich eine Software kaufen oder installieren?
Nein. Sie bekommen Zugang zum Agenda Unternehmensportal, Ihre Mitarbeiter zum Agenda Personal Portal – beides läuft im Browser. Lizenzkosten entstehen Ihnen dafür nicht, sie sind in der Grundgebühr enthalten.
Laufende Buchhaltung
Bis wann muss ich meine Belege einreichen?
Ohne Dauerfristverlängerung bis zum 3. Kalendertag des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung nach § 46 UStDV bis zum 20. Diese Fristen stehen in § 3 des Mandatsvertrags, zusammen mit dem, was geschieht, wenn Unterlagen später kommen.
Wie reiche ich Belege ein?
Digital – als Datei oder Foto. Papierbelege müssen Sie uns nicht schicken; eine lesbare Aufnahme genügt und erfüllt die Anforderungen an die digitale Belegablage. Kontoauszüge kommen als Datei oder über einen Bankzugang.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
Wir melden uns und sagen, was fehlt. Auf erkennbar unvollständiger Grundlage buchen wir nicht – das würde später Korrekturen erzwingen. Kommt ein Beleg nach, erfassen wir ihn nach; übersteigt der Aufwand das Übliche, berechnen wir ihn mit 78 € je Stunde in angefangenen Viertelstunden.
Übermitteln Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt?
Nein, das dürfen wir nicht. Wir bereiten die Voranmeldung aus der laufenden Buchhaltung vor und stellen sie spätestens drei Kalendertage vor Fristablauf im Agenda Unternehmensportal bereit. Prüfung und Übermittlung an das Finanzamt nehmen Sie selbst vor. Das ergibt sich aus § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG, der uns die Buchführung erlaubt, nicht aber die Vertretung gegenüber Finanzbehörden.
Welche Auswertungen bekomme ich?
Monatlich eine BWA, Summen- und Saldenlisten sowie die Offene-Posten-Liste – ohne Aufpreis, sie sind in der Grundgebühr enthalten. Weitere Auswertungen richten wir auf Wunsch ein.
Lohnabrechnung
Was brauchen Sie für einen neuen Mitarbeiter?
Den ausgefüllten Personalfragebogen mit Stammdaten, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Krankenkasse und Bankverbindung, dazu den Arbeitsvertrag oder die wesentlichen Daten daraus. Melden Sie uns Eintritte spätestens fünf Arbeitstage vor Beschäftigungsbeginn. In Branchen mit Sofortmeldepflicht nach § 28a Abs. 4 SGB IV müssen wir vor Aufnahme der Beschäftigung Bescheid wissen.
Bis wann muss ich Änderungen melden?
Das hängt vom vereinbarten Verfahren ab. Rechnen wir im laufenden Monat ab, brauchen wir Stunden, Fehlzeiten und Zuschläge bis zum 18.; rechnen wir im Folgemonat mit Beitragsschätzung ab, bis zum 3. des Folgemonats. Ein- und Austritte immer unverzüglich.
Wie bekommen meine Mitarbeiter ihre Abrechnung?
Über das Agenda Personal Portal, wo jeder seine Unterlagen selbst abruft – Abrechnungen, Bescheinigungen, Jahresmeldungen. Sie müssen nichts verteilen und nichts ausdrucken.
Was kostet die Lohnabrechnung bei zehn Mitarbeitern?
39 € Grundgebühr plus 10 × 9 € = 129 € netto im Monat. In Kombination mit der Finanzbuchhaltung beträgt die Grundgebühr 79 € statt 39 €. Einmalig kommen 15 € für die Firmenstammdaten und 15 € je Mitarbeiter für das Anlegen hinzu.
Rechnen Sie auch Minijobber und Werkstudenten ab?
Ja, zum selben Satz von 9 € je Mitarbeiter und Monat. Bei Minijobbern übernehmen wir auch die Meldungen an die Minijob-Zentrale und die Erklärung zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI.
Ist die digitale Zeiterfassung enthalten?
Ja. Mandanten mit Lohnabrechnung nutzen unser digitales Zeiterfassungswerkzeug ohne Aufpreis, als Teil des Lohnpakets und nicht als eigenes Modul. Die erfassten Stunden fließen direkt in die Abrechnung, Sie müssen nichts übertragen und wir nichts nacherfassen. Das vermeidet die Fehler, die beim Abtippen entstehen.
Was ist bei Schichtarbeit oder Tarifbindung?
Schichtmodelle, Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie Tarifverträge kosten 5 € je betroffenem Mitarbeiter und Monat zusätzlich. Die nach § 3b EStG steuerfreien Zuschläge berechnen wir dabei korrekt mit.
Was passiert bei Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit?
Wir übernehmen die Meldungen, die Entgeltfortzahlung und die Anträge auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (U1 und U2). Die AAG-Anträge kosten nichts extra.
Kosten und Vertrag
Wie setzen sich die Preise zusammen?
Aus einer Grundgebühr und dem, was tatsächlich anfällt: 39 € für die Lohnbuchhaltung, 59 € für die Finanzbuchhaltung, 79 € für beides. Dazu 9 € je Mitarbeiter und Monat und 0,69 € je Buchung – beide Sätze einheitlich, ohne Staffelung. Ein Betrieb mit acht Mitarbeitern und 150 Buchungen zahlt also 79 + 72 + 103,50 = 254,50 € netto im Monat.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Nein. Der Vertrag ist monatlich zum Monatsende kündbar. Preisänderungen kündigen wir mindestens sechs Wochen vorher an; in diesem Fall haben Sie ein Sonderkündigungsrecht.
Gibt es versteckte Zusatzkosten?
Nein. Alle Positionen stehen in Anlage 1 des Mandatsvertrags. Nach Aufwand berechnen wir nur zwei Dinge: Nacherfassung wegen unvollständig gelieferter Unterlagen mit 78 € je Stunde und die Aufbereitung unstrukturierter Altdaten mit 59 € je Stunde – letztere nur nach vorheriger Abstimmung.
Warum weist Ihre Rechnung keine Umsatzsteuer aus?
Digitally Done ist ein bulgarisches Unternehmen. Gegenüber deutschen Unternehmen mit USt-IdNr. gilt das Reverse-Charge-Verfahren nach Art. 196 MwStSystRL und § 13b UStG: Die Steuerschuldnerschaft geht auf Sie als Leistungsempfänger über. Sie melden die Umsatzsteuer in Ihrer Voranmeldung an und ziehen sie im selben Zug als Vorsteuer ab – wirtschaftlich ist das für Sie ein Nullsummenspiel.
Was passiert, wenn ich kündige?
Sie bekommen alle Daten in einem gängigen Format als DATEV-Export, und wir wirken an einer geordneten Übergabe an Ihren nächsten Dienstleister mit. Das steht in § 5 des Mandatsvertrags.
Datenschutz und Sicherheit
Wo werden meine Daten verarbeitet?
Auf Servern in Deutschland. Die eingesetzten Dienstleister sind im Auftragsverarbeitungsvertrag einzeln benannt – mit Firma, Sitz und Aufgabe. Dazu gehören Agenda Informationssysteme für Software und Portale, IONOS und Hetzner für das Serverhosting sowie Amazon Web Services für die Belegerkennung in einer EU-Region.
Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja, nach Art. 28 DSGVO – und zwar vor der Zusammenarbeit, nicht danach. Er geht zusammen mit dem Mandatsvertrag automatisch an Sie, sobald Sie das Onboarding ausgefüllt haben, und ist von uns bereits unterschrieben.
Entscheidet bei Ihnen eine Maschine über meine Buchungen?
Nein. Die Belegerkennung arbeitet maschinell, das macht sie schnell und günstig. Gebucht wird aber nichts, was nicht vorher ein Mensch geprüft hat. Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Werden meine Belege zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Nach den Servicebedingungen für Amazon Bedrock werden die übermittelten Inhalte weder zum Training von Modellen verwendet noch an Modellanbieter weitergegeben. Das steht so auch im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Grenzen und Zusammenarbeit
Übernehmen Sie auch Steuererklärung und Jahresabschluss?
Nein. Wir erbringen die nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG zulässigen Tätigkeiten: laufende Buchführung, laufende Lohnabrechnung, das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen sowie Meldungen und Auswertungen. Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Beratung sind Steuerberatern vorbehalten.
Ersetzen Sie meinen Steuerberater?
Nein, wir arbeiten mit ihm zusammen. Er bekommt von uns eine vorbereitete, laufend gebuchte Finanzbuchhaltung und muss nicht mehr sortieren – das macht seine Arbeit schneller und oft günstiger. Wenn Sie noch keinen Steuerberater haben, nennen wir Ihnen zwei Kanzleien, mit denen wir zusammenarbeiten.
Was ist bei der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?
Für die laufende Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt § 18 Abs. 1 bis 4 UStG dann nicht. Eine Ausnahme betrifft Sie bei uns allerdings immer: Wer Steuer nach § 13b UStG schuldet, muss für diese Zeiträume anmelden – § 18 Abs. 4a UStG bleibt in § 19 Abs. 1 Satz 2 ausdrücklich unberührt. Unsere Rechnungen gehen im Reverse-Charge-Verfahren an Sie, die Steuer darauf schulden Sie. Am Preis ändert die Regelung nichts: Grundgebühr und Satz je Buchung bleiben gleich, es fallen nur weniger Buchungen an. Ob die Regelung für Sie günstig ist, beurteilt Ihr Steuerberater – das ist steuerliche Beratung.
Wie schnell bekomme ich Antwort auf Rückfragen?
An Werktagen innerhalb von 24 Stunden. Behördenanfragen, Bescheinigungsanforderungen und Anfragen von Krankenkassen bearbeiten wir innerhalb von drei Arbeitstagen nach Zugang – das ist im Mandatsvertrag so vereinbart.
Muss ich für Termine zu Ihnen kommen?
Nein. Wir arbeiten vollständig digital und deutschlandweit. Meldungen an Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und Finanzamt laufen ohnehin elektronisch, Unterlagen kommen über die Portale. Für Ihre Lohnabrechnung ist das Feiertags- und Tarifrecht Ihres Bundeslandes maßgeblich, nicht unser Sitz.
Was passiert, wenn ich im Urlaub bin und eine Frist ansteht?
Sagen Sie uns vorher Bescheid, dann ziehen wir die Erfassung vor oder vereinbaren einen anderen Ablauf. Hinter Ihrem Mandat steht ein Team, kein einzelner Bearbeiter – Urlaub oder Krankheit auf unserer Seite legen Ihre Buchhaltung nicht still.
Ihre Frage war nicht dabei?
Schreiben Sie uns – an Werktagen antworten wir innerhalb von 24 Stunden. Oder fangen Sie direkt an: Nach dem Onboarding bekommen Sie Mandatsvertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag sofort zugeschickt, bereits unterschrieben.