Reisekostenabrechnung

Excel-Vorlage für die vollständige Reisekostenabrechnung – Fahrtkosten,

Übernachtung, Verpflegungspauschalen und sonstige Auslagen auf einem

Blatt. Mit hinterlegten Formeln, den Sätzen für 2026 und einem

ausgefüllten Beispiel.

Reisekostenabrechnung

Excel-Vorlage (.xlsx)

Digitally Done · 2026

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Was die Vorlage enthält

Fahrtkosten

PKW mit 0,30 €/km, ÖPNV, Taxi und Mietwagen – je Fahrt einzeln

Bahn und Flug

Belegbasierte Erfassung mit Zuordnung zur Kostenart

Übernachtung

Hotelkosten mit Belegnummer und Zahl der Nächte

Verpflegungspauschalen

Nach Abwesenheitsdauer, mit Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Sonstige Auslagen

Parkgebühren, Maut, Gepäck und Nebenkosten

Summen und Erstattung

Gesamtbetrag und Erstattungssumme rechnen sich selbst

Die Sätze für 2026

Die Verpflegungspauschale steht in § 9 Abs. 4a EStG und ist 2026

unverändert geblieben. Die im Wachstumschancengesetz vorgesehene

Anhebung auf 32 und 16 € ist nicht in Kraft getreten – wer mit

diesen Beträgen rechnet, rechnet falsch.

Abwesenheit ab 24 Stunden

28 € je vollem Kalendertag

Abwesenheit über 8 Stunden

14 € an einem eintägigen Auswärtstermin

An- und Abreisetag

14 € je Tag bei mehrtägigen Reisen, unabhängig von der Dauer

Fahrt mit dem eigenen PKW

0,30 € je gefahrenem Kilometer

Motorrad, Moped, Roller

0,20 € je gefahrenem Kilometer

Übernachtung im Inland

Tatsächliche Kosten laut Beleg, ohne Pauschale

Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt

Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit – im Hotelpreis enthaltenes

Frühstück zählt dazu –, wird die Tagespauschale gekürzt. Maßstab ist

immer der volle Satz von 28 €, auch an Tagen, an denen nur 14 €

zustehen:

• Frühstück: 20 Prozent, also 5,60 €
• Mittagessen: 40 Prozent, also 11,20 €
• Abendessen: 40 Prozent, also 11,20 €

Ein Hotel mit Frühstück an einem An- oder Abreisetag lässt von den 14 €

damit noch 8,40 € übrig. Die Vorlage zieht das selbst ab, sobald die

Mahlzeit angekreuzt ist – das ist die Stelle, an der von Hand geführte

Abrechnungen am häufigsten auseinanderlaufen.

Dienstreise oder Weg zur Arbeit – das ist nicht dasselbe

Hier werden zwei Sätze regelmäßig verwechselt, und seit dem 1. Januar

2026 liegen sie weiter auseinander als vorher:

• Dienstreise mit dem eigenen PKW: 0,30 € je gefahrenem Kilometer.

Gezählt wird die tatsächlich gefahrene Strecke, Hin- und Rückweg.

• **Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 0,38 € je

Entfernungskilometer**, und zwar ab dem ersten Kilometer. Gezählt wird

nur die einfache Entfernung, nicht die Fahrt hin und zurück.

Die Entfernungspauschale wurde zum 1. Januar 2026 durch das

Steueränderungsgesetz 2025 auf 0,38 € angehoben und gilt seither ab dem

ersten Kilometer; vorher galt der erhöhte Satz erst ab dem 21.

Kilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 EStG). Für Dienstreisen ändert das nichts –

dort bleibt es bei 0,30 €.

In diese Vorlage gehören nur Dienstreisen. Der Weg ins Büro ist

keine Reisekostenabrechnung, sondern Sache der Steuererklärung.

Die Dreimonatsfrist

Wer länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte

arbeitet, bekommt ab dem vierten Monat keine Verpflegungspauschale mehr

(§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Die Frist beginnt neu, sobald die Tätigkeit

dort für mindestens vier Wochen unterbrochen war.

Das ist keine Frist für das Einreichen der Abrechnung. Wann eine

Abrechnung eingereicht werden muss, regelt der Arbeitsvertrag oder eine

Betriebsvereinbarung – im Gesetz steht dazu nichts.

Belege

Für Fahrtkosten mit dem eigenen PKW genügt die Aufzeichnung der

Strecke; ein Beleg entsteht dabei ja nicht. Für alles andere – Bahn,

Hotel, Taxi, Parkhaus – gehört der Beleg zur Abrechnung.

Rechnungen bis 250 € brauchen als Kleinbetragsrechnung weniger Angaben

(§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art

der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Der Name des Empfängers darf

fehlen. Darüber gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Belege gehören zu den Buchführungsunterlagen und unterliegen der

Aufbewahrungsfrist. Ein Foto genügt, wenn es lesbar und unveränderbar

abgelegt wird.

Auslandsreisen

Für Reisen ins Ausland gelten je Land eigene Pauschalen, die das

Bundesfinanzministerium jährlich bekannt gibt. Diese Vorlage rechnet

mit den Inlandssätzen; für eine Auslandsreise tragen Sie den

Ländersatz von Hand ein.

Reisekosten in der Lohnabrechnung

Steuerfrei erstattete Reisekosten gehören in die Lohnabrechnung, auch

wenn sie den Nettolohn nicht verändern: Verpflegungspauschalen und

Kilometergeld werden als steuerfreier Bezug ausgewiesen, Beträge

darüber hinaus sind steuer- und beitragspflichtig. Wer sie nur über

die Kasse erstattet und nicht abrechnet, hat bei der nächsten Prüfung

ein Thema.

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