Büroservice

Die Verwaltung abgeben, ohne dafür jemanden einzustellen.

Büroarbeit lohnt selten eine eigene Stelle und bleibt trotzdem liegen. Wir übernehmen sie als laufenden Dienst: Schriftverkehr, Belege, Stammdaten, Termine. Was dazugehört, halten wir vor Beginn schriftlich fest – einzelne Aufgaben, ein Projekt oder die vollständige Verwaltung.

Sie haben dabei einen festen deutschsprachigen Ansprechpartner, keine wechselnde Warteschlange.

Ihre Vorteile

✓ Fester Ansprechpartner statt wechselnder Zuständigkeit
✓ Umfang und Preis stehen vor dem ersten Tag fest
✓ Keine Mindestlaufzeit, keine Kündigungsfrist
✓ Vollständig digital – Sie brauchen keinen Arbeitsplatz zu stellen
✓ Buchhaltung und Lohnabrechnung aus derselben Hand, wenn Sie wollen

Was wir übernehmen

Schriftverkehr und Dokumente. Korrespondenz nach Ihrer Vorgabe, Ablage und Wiedervorlage, Dokumente sortieren und auffindbar halten.

Belege. Eingangsrechnungen annehmen, prüfen und für die Buchhaltung vorbereiten. Ausgangsrechnungen nach Ihren Angaben schreiben und versenden.

Stammdaten. Kunden, Lieferanten, Artikel und Mitarbeiter anlegen und pflegen – einmalig beim Start und laufend danach.

Termine und Fristen. Wiedervorlagen, Erinnerungen an wiederkehrende Pflichten, Koordination mit Steuerberater und Behörden.

Behördenpost. Schreiben entgegennehmen, zuordnen und das Nötige vorbereiten. Betriebsnummer und Unternehmensnummer beantragen wir, wenn Sie den ersten Mitarbeiter einstellen.

Was davon Sie abgeben, entscheiden Sie. Wir fangen mit einer Bestandsaufnahme an und schreiben auf, was wir übernehmen und was bei Ihnen bleibt.

Büroservice oder digitaler Mitarbeiter?

Zwei verschiedene Wege zum selben Ziel, und der Unterschied ist nicht der Preis:

Der Büroservice ist ein Dienst. Jemand erledigt Ihre Büroarbeit, so wie eine Verwaltungskraft es täte – mit Urteilsvermögen bei allem, was vom Üblichen abweicht. Das passt, wenn die Aufgaben wechseln, Rückfragen nötig sind oder Außenwirkung entsteht.

Der digitale Mitarbeiter ist ein eingerichtetes System. Es erledigt die vereinbarten wiederkehrenden Arbeiten selbst und legt Grenzfälle zur Prüfung vor. Das passt, wenn dieselbe Aufgabe oft anfällt und klar beschreibbar ist.

Beides lässt sich verbinden: das Wiederkehrende an das System, den Rest an den Dienst. Welcher Teil wohin gehört, sagt die Bestandsaufnahme.

Wo die Grenze liegt

Wir sind Buchhalter, keine Steuerberater und keine Rechtsanwälte. Das ist keine Floskel, sondern die Grenze aus § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG: Wir buchen die laufenden Geschäftsvorfälle, rechnen den Lohn laufend ab und fertigen die Lohnsteuer-Anmeldung.

Nicht bei uns: Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Beratung. Die bleiben beim Steuerberater. Dasselbe gilt für alles Rechtliche – Verträge prüfen, Forderungen durchsetzen, Mahnverfahren betreiben. Wir schreiben eine Zahlungserinnerung nach Ihrer Vorgabe; was danach kommt, gehört zum Anwalt.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung bereiten wir vor und legen sie spätestens drei Kalendertage vor Fristablauf im Agenda Unternehmensportal bereit. Prüfen und übermitteln tun Sie selbst, mit einem Klick. Die Vertretung gegenüber dem Finanzamt deckt unsere Befugnis nicht ab.

Was es kostet

Für die laufende Buchhaltung und Lohnabrechnung gelten feste Sätze: 59 € Grundgebühr im Monat für die Finanzbuchhaltung, 39 € für die Lohnabrechnung, 79 € für beides. Dazu 0,69 € je Buchung und 9 € je Mitarbeiter – einheitlich, ohne Staffelung.

Für die übrige Büroarbeit vereinbaren wir vorher einen Festpreis je Monat. Grundlage ist die Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben, wie oft, in welchem Umfang. Fällt dauerhaft mehr an, sprechen wir darüber, bevor eine Rechnung davon abweicht.

Mehraufwand, den wir nicht zu verantworten haben – etwa weil Unterlagen fehlen oder zu spät kommen – rechnen wir mit 19,50 € je angefangener Viertelstunde ab (78 € je Stunde). Was wir selbst zu korrigieren haben, kostet nichts extra.

Alle Beträge netto, abgerechnet im Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Ohne USt-IdNr. berechnen wir bulgarische Mehrwertsteuer. Keine Mindestlaufzeit, Preisänderungen kündigen wir sechs Wochen vorher an. Die vollständige Liste steht unter Preise.

So läuft es ab

Bestandsaufnahme

Wir sehen uns an, welche Büroarbeit bei Ihnen anfällt, wie oft und wer sie heute macht. Daraus entsteht eine Liste: was wir übernehmen, was bei Ihnen bleibt, was an den Steuerberater geht.

Vereinbarung

Die Liste wird zur Vereinbarung, mit Festpreis und Zuständigkeiten. Darin steht auch, was wir nicht ohne Rückfrage entscheiden.

Übergabe

Zugänge, Belegwege und Ablage werden eingerichtet, bevor die erste Aufgabe läuft. Bei Buchhaltung und Lohn übernehmen wir vorhandene Daten per DATEV-Export.

Laufender Betrieb

Fester Ansprechpartner, feste Termine, monatliche Abrechnung. Ändert sich der Umfang, ändern wir die Vereinbarung – nicht stillschweigend die Rechnung.

Häufige Fragen

Was gehört alles zum Büroservice?

Schriftverkehr, Belegbearbeitung, Stammdatenpflege, Termin- und Fristenverwaltung, Behördenpost. Buchhaltung und Lohnabrechnung sind eigene Leistungen mit eigenen Preisen und lassen sich dazunehmen.

Kann ich einzelne Aufgaben abgeben statt alles?

Ja. Der Umfang wird vorher festgelegt und kann einzelne Aufgaben, ein befristetes Projekt oder die laufende Verwaltung umfassen.

Brauche ich dafür einen Arbeitsplatz oder eine Software?

Nein. Wir arbeiten in unseren Systemen und greifen auf Ihre nur zu, wo es nötig ist und Sie es freigeben. Belege laufen über unser FIBU-Tool, der Lohn über Agenda Lohn.

Schreiben Sie auch Mahnungen?

Zahlungserinnerungen nach Ihrer Vorgabe ja. Das gerichtliche Mahnverfahren und das Durchsetzen von Forderungen sind Rechtsdienstleistungen und gehören zum Anwalt.

Was unterscheidet das vom digitalen Mitarbeiter?

Der Büroservice ist ein Dienst mit einem Menschen dahinter, der digitale Mitarbeiter ein eingerichtetes System. Wiederkehrendes eignet sich für das System, Wechselndes für den Dienst.

Wie schnell können Sie anfangen?

Nach der Bestandsaufnahme und der Vereinbarung richten wir die Zugänge ein. Wie lange das dauert, hängt davon ab, welche Systeme anzubinden sind – wir nennen den Termin, bevor Sie zusagen.

Arbeiten Sie auch für Unternehmen in Bulgarien?

Ja. Digitally Done EOOD hat ihren Sitz in Burgas und betreut Mandanten in Deutschland und in Bulgarien.