Fahrtkosten abrechnen

Eine Excel-Vorlage für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug: Kilometer eintragen, der Betrag rechnet sich selbst.

Was in der Vorlage steckt

• 30 Zeilen für einzelne Fahrten, mit Datum, Anlass, Von und Nach
• Der Betrag je Zeile als hinterlegte Formel: gefahrene Kilometer mal Satz
• Der Kilometersatz steht an einer Stelle, gelb hinterlegt – ändern Sie ihn dort, rechnet die ganze Tabelle neu
• Eine Summenzeile für Kilometer und Betrag
• Ein zweites Blatt, das erklärt, wann 0,30 € gelten und wann 0,38 €
• Drei Beispielfahrten, die Sie löschen können

Die Datei ist eine normale .xlsx und öffnet sich in Excel, LibreOffice Calc und Google Tabellen. Kein Makro, keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse.

0,30 € oder 0,38 € – der Unterschied, der Geld kostet

Das ist die häufigste Verwechslung bei der Fahrtkostenabrechnung, und sie fällt in beide Richtungen auf.

0,30 € je gefahrenem Kilometer gelten für die Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Fahrten zu Kunden, Baustellen, Schulungen, Messen. Gezählt wird jeder Kilometer, Hinweg und Rückweg. Der Arbeitgeber kann diesen Betrag steuerfrei erstatten. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG in Verbindung mit § 5 Abs. 2 BRKG. Für andere motorbetriebene Fahrzeuge sind es 0,20 €.

0,38 € je Entfernungskilometer sind etwas anderes: die Entfernungspauschale für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie zählt die einfache Entfernung einmal je Arbeitstag, nicht die gefahrenen Kilometer, und sie wird in der Steuererklärung des Mitarbeiters angesetzt – nicht vom Arbeitgeber erstattet.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt die Entfernungspauschale einheitlich ab dem ersten Kilometer. Die frühere Staffelung mit 0,30 € bis zum 20. Kilometer ist entfallen (Steueränderungsgesetz 2025, BGBl. 2025 I Nr. 363). Viele Vorlagen im Netz rechnen noch mit der alten Staffelung.

Ein Beispiel

Ein Mitarbeiter wohnt 18 Kilometer vom Büro entfernt. An einem Dienstag fährt er zusätzlich 120 Kilometer zu einem Kunden und zurück.

Die 36,00 € laufen über die Lohnabrechnung und bleiben steuerfrei. Die 6,84 € tauchen dort nicht auf; sie gehören in die Einkommensteuererklärung.

Was der Arbeitgeber aufbewahren muss

Steuerfrei bleibt die Erstattung nur, wenn die Fahrt betrieblich veranlasst ist und sich das nachvollziehen lässt. Dafür braucht es je Fahrt Datum, Anlass, Ziel und die gefahrenen Kilometer – genau die Spalten dieser Vorlage. Die ausgefüllte Abrechnung gehört zum Lohnkonto.

Ein Fahrtenbuch im steuerlichen Sinn ist das nicht. Das ist etwas anderes und nur dann nötig, wenn ein Firmenwagen privat genutzt und nicht pauschal versteuert wird.

Häufige Fragen

Darf ich mehr als 0,30 € erstatten?

Ja, aber nur der Anteil bis 0,30 € je Kilometer bleibt steuerfrei. Was darüber hinausgeht, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und muss über die Lohnabrechnung laufen.

Gilt der Satz auch für Motorrad oder E-Bike?

Für andere motorbetriebene Fahrzeuge gelten 0,20 € je gefahrenem Kilometer. Ein Fahrrad ohne Motor ist kein motorbetriebenes Fahrzeug; dafür gibt es keinen pauschalen Satz.

Ändern sich die Sätze 2027?

Nein. Für 2027 ist kein Gesetz verkündet, das die Kilometersätze oder die Entfernungspauschale ändert. Stand dieser Seite ist der 6. November 2026.

Was ist mit Verpflegung und Übernachtung?

Die gehören in die vollständige Reisekostenabrechnung. Dafür gibt es eine eigene Vorlage mit Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten: Reisekostenabrechnung.

Rechnen Sie das auch für uns?

Ja, als Teil der Lohnabrechnung. Reisekosten und Fahrtkosten fließen dort in die monatliche Abrechnung ein, ohne Aufpreis. Näheres unter Lohnabrechnung und auf der Preisseite.

Das passt dazu

Reisekostenabrechnung

Die vollständige Vorlage mit Verpflegungspauschalen, Übernachtung und sonstigen Auslagen.

Lohnabrechnung

Was wir monatlich übernehmen – Abrechnung, Meldungen und Bescheinigungen.

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